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PLANBEAR TECH

R.S.V.P.

국내 유일, 아니 세계 유일의 귀빈 관리 파이프라인

인비티 초청시스템

학술대회, 국제회의, 시상식, VIP 행사. ‘중요한 분들’을 모시는 행사에는 일반 등록 시스템으로는 안 되는 것들이 있습니다.

  • 일반 참가자와 귀빈을 다르게 관리해야 합니다
  • 초청 → 참석 확인 → 숙박/의전 → 역할 배정 → 현장 안내까지 하나의 흐름으로 가야 합니다
  • 누가 뭘 받았고, 뭘 안 받았는지 한눈에 보여야 합니다

이 세 가지를 동시에 해결하는 시스템.

없습니다. 국내에도 없고, 해외에도 없었습니다.

CASE 01

“홍길동이 3명이에요”

등록 명단: 홍길동 (서울대)

숙박 신청: 홍길동 (2박)

...어느 홍길동이요?

구글폼엔 이름만 덩그러니. 결국 세 분한테 다 전화합니다.

CASE 02

“A교수님이 B교수님 메일 받으셨대요”

보낸 메일: ‘김철수 교수님, 좌장으로 초대합니다’

받은 사람: 이영희 교수님

→ 사과 메일 → 팀장님한테 혼남 → 야근하며 재발송

한 글자 잘못 복붙하면 일주일이 날아갑니다.

CASE 03

“작년엔 어떻게 했더라?”

작년자료

├── 뭔가많음/

├── 정리안됨/

└── 내가왜이걸열었지.xlsx

매년 같은 행사인데 매년 처음부터 다시 만듭니다.

이 시스템은 어떻게 태어났는가

옛날 옛적에, 한 행사 기획자가 새벽 3시에 엑셀을 보며 생각했습니다.

“아 진짜... 이거 왜 이렇게 만들어놓은 거야...”

외주 개발사에 전화했습니다.

“이 기능 좀 넣어주세요”

→ “검토해볼게요 (번역: 안 할게요)”

“필드 순서 좀 바꿔주세요”

→ “DB 구조를 바꿔야 해서...”

“버튼 위치 좀 옮겨주세요”

→ “별도 견적이...”

그래서 결심했습니다. ‘아 그냥 내가 만든다’

행사 기획자의 한(恨)이 담긴 솔루션. ‘그게 왜 필요해요?’ 질문 0%.

시스템이 알아서 하는 일들

01

홍길동 3명을 구분합니다

초청내빈이 한 번 등록되면, 이후 모든 응답은 시스템이 알아서 같은 분으로 연결합니다. 동명이인 3명이 있어도? 절대 안 섞입니다.

02

100명에게 100개의 맞춤 메일을 보냅니다

메일 하나 작성하면, 수신자별로 자동으로 개인화됩니다. 100명한테 보내도 100개의 서로 다른 메일이 자동 생성됩니다.

A교수님이 B교수님 메일 받는 사고? 구조적으로 불가능합니다.

03

일정 충돌을 미리 잡아냅니다

김철수 교수

09:00-10:30 A홀: 기조연설 좌장

09:30-10:00 B홀: 구두발표 ← 시간 겹침!

행사 당일이 아니라, 이니시 시점에서 발견합니다.

04

모든 발송을 기억합니다

발송 기록

2024-11-15 14:32 · 초청 메일 (열람: 11-15 16:45)

2024-11-25 10:00 · 리마인더 (미열람)

‘못 받았어요’ → ‘15일 오후 4시 45분에 열어보셨는데요’

05

칼마감을 대신합니다

마감 후에는 [내빈 마감] 걸어버리면 됩니다. 담당자가 나쁜 사람이 될 필요 없습니다.

시스템이 대신 나쁜 사람이 되어드립니다.

Before / After

명찰 출력 전날 밤

BEFORE

  • 22:00 · 출력 시작
  • 23:00 · ‘이 사람 소속이 두 개야’ → 엑셀 뒤지기
  • 02:00 · ‘동명이인인지 오류인지 모름’
  • 03:00 · 포기하고 일단 다 출력

AFTER

  • 22:00 · 시스템에서 다운로드
  • 22:05 · 출력
  • 22:30 · 퇴근

학회 관계자 여러분, 이런 기능도 있습니다

  • 그거 있잖아요, 설문 문항 순서 바꿔도 기존 응답 안 깨지는 거
  • 그거 있잖아요, 선택지 한 번 만들어두면 다른 설문에서도 가져다 쓰는 거
  • 그거 있잖아요, 내빈이 본인 정보 직접 확인할 수 있는 거
  • 그거 있잖아요, 발표자료 제출 현황 한눈에 보이는 거
  • 그거 있잖아요, 이름 한 번 쓰면 다음 설문엔 자동으로 채워져 있는 거
  • 그거 있잖아요, 역할 배정하면 프로그램북이 알아서 만들어지는 거
  • 그거 있잖아요, 엑셀 올리면 기존 명단이랑 똑똑하게 합쳐지는 거
  • 그거 있잖아요, 내빈별로 참조인 다르게 넣을 수 있는 거
  • 그거 있잖아요, 발송 전에 실제로 어떻게 갈지 미리보기 되는 거
  • 그거 있잖아요, 아 뭐더라... 아무튼 그런 거

이 글 읽으면서 고개 끄덕이셨다면, 당신은 진짜 귀빈 초청 행사 해본 사람입니다

새벽에 엑셀 정렬하다 멘붕 온 적 있으시죠?

‘초청명단_최종_진짜최종_이거씀.xlsx’ 만든 적 있으시죠?

메일 머지 실수로 원로 교수님께 사과 메일 보낸 적 있으시죠?

다 압니다. 저희도 그랬거든요.

Q. 비슷한 솔루션 없어요?

등록 시스템은 많죠. Eventbrite, 온오프믹스, 구글폼... 근데 ‘귀빈 관리’는 다른 영역이에요. 좌장과 발표자 역할 배정, 개인별 맞춤 안내 발송, 의전 등급별 관리, 일정 검사. 이걸 한 시스템에서 하는 건 저희뿐입니다.

Q. 어떻게 써요?

플랜베어 매니저들이 핸들링합니다.

사실 행사는 사람이 하는 일입니다. 이런 시스템은 도구일 뿐이에요. 근데 도구가 날이 무디면 사람이 고생합니다. 장차 다시는 하고 싶지 않은 인생 마지막 프로젝트로 남게 되죠.

저희 시스템은 사람 대신 생각하고, 사람 대신 기억하고, 사람 대신 대조해주는 도구입니다.

매니저가 고생하면 초대받은 분들도 고생길 열립니다.

뒤에서 행사의 보이지 않는 삽질을 대신합니다.

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