PLANBEAR SERVICES

무대는 다양해도, 기준은 하나입니다

행사 3주 전의 사무국을 압니다. 연자 명단은 아직 절반이고, 초록은 심사 중이고, 예산은 이미 두 번 바뀌었습니다.
그 3주를 대신 짊어지는 것이 저희 일입니다.

BEFORE THE DOORS OPEN

명단이 계속 움직입니다

연자 한 분이 빠지면 세션 시간표가 흔들리고, 좌장 배정과 초록집 순서와 명찰 인쇄가 함께 흔들립니다. 그 연쇄를 아는 사람만 미리 막을 수 있습니다.

묻는 사람은 늘 밖에 있습니다

등록은 어디서 하는지, 평점은 몇 점인지, 주차는 되는지. 같은 질문이 메일과 전화로 나뉘어 들어오고, 사무국은 그 답변만으로 하루를 씁니다.

당일에는 되돌릴 시간이 없습니다

리허설에서 넘어간 한 가지가 본 세션에서 돌아옵니다. 현장은 다시 하기가 없는 자리라, 준비의 밀도가 그날의 표정을 결정합니다.

행사는 당일에 만들어지지 않습니다. 그 앞의 3주에 이미 결정되어 있습니다.

플랜베어는 의학·보건 분야 학회의 컨벤션 기획에 주력합니다. 학술대회와 연수강좌, 워크숍과 온라인 행사. 형식은 넷이지만 한 학회의 일 년 안에서는 대개 이어져 있습니다.

국내·국제 학술대회

대형 컨벤션홀 평면 청사진 도판: 부채꼴 좌석 열과 무대, 지구본 자오선 디테일

학술대회는 학회의 일 년이 한자리에 모이는 날입니다. 유치와 기획, 등록과 초록, 전시와 현장, 그리고 정산까지. 플랜베어는 그 전 과정을 하나의 도면으로 설계합니다. 언어가 둘이 되고 참가자가 수천 명이 되어도 도면이 바뀌지 않는 것, 그것이 기본기입니다.

FIELD NOTES

국제학술대회

국제학술대회는 유치 과정에서부터 개최 후 기관지원금과 성과보고까지, 필요한 업무에 따라 계약할 수 있습니다. 규모에 따라 코디네이터와 리아종을 운용하여 최상의 퍼포먼스를 내고, 효과적인 웹사이트와 시스템 핸들링, 최고의 디자인을 이끌어 냅니다.

유치 단계부터 성과보고까지, 필요한 구간만 끊어서 맡을 수도 있습니다.

연례학술대회

많은 학회와 단체가 매년 주기적인 학술대회를 개최합니다. 기조강연의 초청과 분과 구연, 포스터가 중심이 되는 학술대회는 춘계와 추계로 나뉘어 열리는 경우도 많으며, 서울과 지방을 순회하며 학회 본부와 지역위원회의 교류를 섞는 지적 사교의 장으로 활용됩니다. 학술대회는 단체 안에서 가장 큰 정기행사로 통상 3~4개월의 준비기간이 필요하며, 교육연수강좌 등과 연계되어 진행되기도 합니다. 플랜베어는 웹사이트 운영, 홍보, 등록, 초록 전산모집, 전시공간 기획, 현장 조성, 물자 동원과 인력 구성까지 핵심업무를 기획하고 대행합니다.

매년 돌아오는 행사이므로, 올해의 기록이 내년의 출발선이 되도록 남깁니다.

심포지엄

특정한 주제를 다루는 심포지엄은 2인 이상의 전문가가 서로 다른 각도에서 의견을 발표하고 참석자의 질문에 답하는 형식의 토론회입니다. ‘집단 토론 회의’, ‘학술 토론 회의’, ‘연구 발표회’ 등으로 표현되기도 합니다. 주로 강단식 토의 방식으로 운영하며 사회자, 강사, 패널리스트, 청중으로 구성합니다. 최근에는 국제학술대회가 이러한 형식의 심포지엄을 메인 베이스로 삼아 대회를 구축하고 있습니다.

형식이 토론인 만큼 무대 위 시간 관리와 질의 전달을 운영이 뒤에서 받칩니다.

연수강좌

계단식 강의장 단면 청사진 도판: 연단과 프로젝션, 출결 체크마크 디테일

연수강좌에서 틀리면 참가자의 면허가 흔들립니다. 출결 한 칸, 이수 한 줄, 평점 신청 한 건. 여기서는 정확도가 곧 학회의 신뢰이고, 강좌가 끝난 뒤 걸려 오는 전화의 수로 증명됩니다. 플랜베어는 그 전화가 오지 않는 상태를 목표로 운영합니다.

FIELD NOTES

의료연수교육

의료법 시행규칙과 대한의사협회 연수교육 시행 규정에 따라 의사는 매년 연수교육을 이수해야 하며, 면허신고제에 따라 3년마다 면허를 신고합니다. 연수교육을 이수하지 않으면 면허신고가 반려될 수 있습니다. 연수교육 기간은 매년 1월 1일부터 12월 31일까지이며, 매년 총 8평점 이상, 면허신고 기간 3년 동안 총 24평점을 이수해야 합니다.

이수 처리와 평점 신청은 학회의 행정이 아니라 참가자의 면허가 걸린 일로 다룹니다.

필수평점

필수평점은 2018년 신설된 의료법 시행규칙에 따른 제도로, 2019년 면허신고 대상자부터는 필수과목 연수교육으로 2평점(2시간) 이상을 이수해야 합니다. 필수과목은 다음 다섯 가지입니다.

01의료윤리
02의료법령
03의료감염관리
04의약품 부작용 사례
05의료분쟁 사례

출처: 대한의사협회 연수교육센터

필수과목이 포함된 프로그램은 편성 단계에서부터 평점 구조를 함께 확인합니다.

워크숍

원형 테이블 클러스터 평면 청사진 도판: 조별 동선 화살표와 테이블 확대 디테일

워크숍은 인원이 적어서 쉬운 행사가 아니라, 참가자 한 사람의 경험이 그대로 드러나는 행사입니다. 조 편성과 좌석, 세션 사이의 동선, 자료가 도착하는 시각. 참가자가 내용에만 집중하는 동안 나머지 전부를 정돈해 두는 것이 워크숍의 일입니다.

FIELD NOTES

운영 설계

워크숍의 완성도는 프로그램보다 운영 설계에서 갈립니다. 조 편성과 좌석 배치, 세션 사이의 동선, 자료와 물자가 도착하는 시점까지 시간표 위에 미리 올려 둡니다. 진행자가 내용에만 집중할 수 있도록, 나머지는 운영이 뒤에서 받칩니다.

진행자에게는 프로그램만 남기고, 나머지 표는 저희가 들고 있습니다.

온라인 행사

라이브 송출 회로 청사진 도판: 카메라와 화면들, 이중화 케이블과 신호 네트워크

온라인 행사에는 무대 뒤가 없습니다. 화면 하나가 곧 객석이고, 끊기는 순간이 곧 사고입니다. 플랜베어는 방송을 준비하듯 준비합니다. 리허설로 발표자의 환경까지 확인하고, 회선과 장비를 둘로 준비하고, 송출 내내 화면과 소리를 지켜봅니다. 온라인과 하이브리드로 학술대회를 완주해 본 시기가 이 판단의 근거입니다.

FIELD NOTES

송출 준비

온라인 행사는 송출되는 순간이 본편입니다. 사전 리허설로 발표 환경을 점검하고 회선과 장비를 이중으로 준비하며, 송출 중에는 화면과 음향을 실시간으로 지켜봅니다. 하이브리드 행사는 현장과 온라인 참가자가 같은 경험을 하도록 질의응답 동선까지 함께 설계합니다.

현장과 온라인이 같은 행사를 보고 있는지, 그것만은 양보하지 않습니다.

RETURNING SOCIETIES

학회가 다시 부르는지, 그것 하나로 평가받습니다

창립 이후 지금까지 123건. 그중 대부분은 처음 만난 학회가 아니라 지난해에도 함께했던 학회입니다. 회차만 바뀐 채 같은 이름이 목록에 이어집니다.

대한당뇨병학회 춘계학술대회
2022년부터 2026년까지, 제35차에서 제39차로
가톨릭대학교 의과대학 내분비내과 연수강좌
2022년부터 2026년까지, 제12회에서 제16회로
국제 지질·동맥경화 학술대회 (ICoLA)
2023년부터 2026년까지, 네 해 연속

플랜베어는 2020년 겨울에 세워졌지만 이 일은 그보다 먼저 시작되었습니다. 회사 이전, 국제학술대회의 현장을 지켜 온 시간이 지금의 기본기로 남아 있습니다.

지난 행사 기록 보기

다시 부르는 것 말고, 더 정확한 평가를 알지 못합니다.

SOLUTION BUNDLE

계약 학회에는 자체 솔루션을 번들로 제공합니다

학회 운영에 필요한 도구가 시장에 없을 때, 플랜베어는 그것을 만들어 왔습니다. 좌장채팅, 뉴스레터 에디터, 일정노트, PREPARE, 비자 초청장. 그리고 계속 늘어나는 70개+의 도구들. 행사 때만 쓰는 도구가 아니라 학회의 일 년을 함께 돌리는 시스템입니다. 별도 구매가 아니라, 파트너십의 기본 구성입니다.

솔루션 보러가기

행사가 끝나고 남는 것은 정산서가 아니라 다음에도 이분들과 하자는 말입니다. 플랜베어는 그 말을 듣기 위해 3주를 앞당겨 일합니다.

행사 당일, 아무 일도 없었던 것처럼.

시작은 간단합니다. 행사명, 시기, 예상 규모. 이 세 가지만 보내 주시면 다음 이야기는 저희가 준비해 가겠습니다.

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