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Visa for Guests

학회 사무국을 위한 비자 초청장 공급 시스템. 이 일을 매일 하던 사람들이 직접 만들었습니다.

반나절클릭 한 번

행사 3주 전, 새벽 2시 47분에 도착한 메일

INBOX · 02:47 AM

“Could you send my invitation letter? My visa appointment is next week.”

국제학술대회 사무국이라면 이 문장을 압니다. 바르샤바는 지금 한낮이고, 서울은 모두가 잠든 시간이라는 것도요.

엑셀 명단에서 그분을 찾습니다. Kim인가, Kimm인가. 여권과 한 글자만 달라도 대사관은 서류를 돌려보냅니다.

워드 템플릿에 이름과 여권번호를 붙여넣습니다. 마흔 번째쯤 되면 눈이 스펠링을 믿지 않기 시작합니다.

보내고 나면 다음 메일이 와 있습니다. '제 레터는 언제쯤...?' 시차 때문에 이 문답은 늘 새벽을 돕니다.

연자가 마흔 명이면 이 일이 마흔 번. 사무국은 조용히 초청장 공장이 됩니다.

“승인만 누르면 끝. 나머지는 시스템이 합니다.”

달라지는 것들

이 시스템의 초청장에는 사람이 받아 적는 단계가 없습니다. 마흔 번째 레터 앞에서 스펠링을 다시 세어 보던 밤도, 함께 사라집니다.

'제 레터는 언제쯤...?' 참가자는 궁금할 때 스스로 확인합니다. 새벽 메일에 답장하던 시간은 그대로 사무국의 것이 됩니다.

이름과 이메일은 명함에도 적혀 있는 정보입니다. 그것만으로는 어떤 문서도 내주지 않습니다. 완성된 레터는 본인 메일함으로 전달된, 수명이 있는 링크로만 열립니다.

여러 학회의 초청장을 같은 시스템이 만들어도, 심장 학회의 초청장이 신장 학회의 이름을 달고 나가는 사고는 구조적으로 불가능합니다.

국제학술대회 한 건에 초청장이 수십 통. 예전에는 이것만으로 담당자 한 명이 잠겼습니다. 이제는 승인 버튼을 누르고, 커피가 식기 전에 본업으로 돌아갑니다.

쉽고 빠르고 안전하게 풀어나갑니다.