플랜베어 전문가 도구

Accommodation Manager

컨퍼런스 숙박 담당자 특징

"참가자명단_최종.xlsx" 만든 적 있는 사람?

그 파일이 "참가자명단_최종_진짜최종_리얼최종_이번엔진짜_v7_호텔확인용_수정본.xlsx"가 된 적 있는 사람?

그리고 그 파일이 17개인 사람?

새벽 3시에 갑자기 눈 떠짐

왜냐면 "아 그 VIP 트윈으로 바꿨나" 싶어서. 확인하려고 폰 켰다가 카톡 미확인 47개 보고 다시 눈 감음.

내일의 내가 해결하겠지. 미래의 나야 화이팅.

카톡 알림음 들으면 몸이 굳음

"띠로리~" 이 소리. 이제 조건반사임. 파블로프의 개가 따로 없음.

소리 들리면 일단 심장부터 쫄깃해짐. 친구가 보낸 밈인데도 일단 긴장하고 봄.

"확인했습니다~" 를 하루에 847번 침

확인했습니다~ 네~ 알겠습니다~ 반영하겠습니다~ 확인 후 연락드리겠습니다~

...나 로봇인가?

호텔 담당자 이름만 들어도 혈압 오름

박과장님... 김대리님... 이분들이 나쁜 사람은 아닌데... 전화 오면 좋은 소식인 적이 단 한 번도 없었음.

"저 그 명단이요..." 여기까지만 들어도 식은땀 남.

"유선상으로 말씀드렸듯이"를 업무 메일에 4번 이상 쓴 적 있음

분명히 말했거든요. 말했는데. 제가 분명히. 유선상으로. 말씀드렸거든요.

근데 왜 반영이 안 됐죠? 왜요? 왜???

컨퍼런스 숙박 관리 난이도

쉬움: 참가자 20명, 룸타입 1개, 변경 없음

보통: 참가자 100명, 룸타입 3개, 변경 가끔

어려움: 참가자 300명, 룸타입 5개, VIP 30명, 스폰서사 요구사항 별도, 변경 매일

지옥: 위에꺼 + 호텔 2개 + 셔틀 연계 + 행사 3일 전에 VIP가 "아 저 안 가요" 함

???: 위에꺼 + 엑셀로 관리

실제 상황극

D-30: (여유롭게 엑셀 정리 중) 아 이번엔 일찍 시작했으니까 괜찮겠지~

D-14: 음 변경이 좀 있네... 괜찮아 아직 2주나 남았어

D-7 : 아니 왜 이렇게 변경이 많지? 근데 괜찮아 일주일이면 충분해

D-3 : (눈 충혈) 아니 교수님 지금 방 바꾸신다고요? 지금요? 진짜요?

D-1 호텔: 명단 3개 왔는데 뭐가 맞아요?

담당자: 어어어어어어어

D-Day 참가자: 저 예약 안 되어 있는데요?

담당자: (영혼 이탈)

저희는 조금 다르게 일합니다

1) 정보는 한 곳에서 관리합니다

여기저기 흩어진 엑셀, 카톡, 메일을 뒤지지 않습니다.

모든 예약 정보가 한 곳에 모여 있고, 누가 봐도 같은 데이터를 봅니다. 담당자가 바뀌어도 인수인계가 명확해요.

2) 수기 입력을 최소화합니다

사람이 옮겨 적으면 실수가 생깁니다. 그래서 참가자가 직접 입력한 정보가 그대로 반영되는 구조를 만들었어요.

저희는 확인하고 판단하는 역할에 집중합니다.

3) 현황 파악에 시간을 쓰지 않습니다

"지금 몇 개 남았죠?" 이 질문에 답하려고 파일 열고 계산하는 시간, 저희는 없습니다.

현황은 항상 정리되어 있고, 바로 확인할 수 있어요. 그래서 고객사 문의에 빠르게 대응할 수 있습니다.

4) 모든 변경 이력이 남습니다

누가, 언제, 무엇을 변경했는지 기록됩니다. 나중에 "그때 어떻게 됐었죠?" 할 일이 없어요. 책임 소재도 명확하고, 복기도 쉽습니다.

5) 역할과 권한이 명확합니다

참가자가 볼 수 있는 정보, 담당자가 볼 수 있는 정보, 호텔에 전달하는 정보가 각각 구분되어 있습니다. 혼선 없이 각자의 역할에 집중할 수 있어요.

엑셀 파일 17개 뒤지기 → 한 곳에서 바로 확인

"보내주신 명단이 3개인데요..." → "늘 깔끔하시네요"

담당자 머릿속에 다 있음 → 누가 봐도 같은 정보

야근하며 버티기 → 체계 안에서 효율적으로

복잡한 행사일수록 체계가 중요합니다.

플랜베어는 사람의 감에 의존하지 않고, 정돈된 프로세스 위에서 일합니다.