​플랜베어 전문가 도구

국내 유일, 아니 세계 유일의 귀빈 관리 파이프라인

 

학술대회, 국제회의, 시상식, VIP 행사.

"중요한 분들"을 모시는 행사에는 일반 등록 시스템으로는 안 되는 것들이 있습니다.

 

- 일반 참가자와 귀빈을 *다르게* 관리해야 합니다

- 초청 → 참석 확인 → 숙박/의전 → 역할 배정 → 현장 안내까지 하나의 흐름으로 가야 합니다

- 누가 뭘 받았고, 뭘 안 받았는지 한눈에 보여야 합니다

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이 세 가지를 동시에 해결하는 시스템.

없습니다. 국내에도 없고, 해외에도 없었습니다.

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Case: 담당자만 아는 고통

"홍길동이 3명이에요"

등록 명단: 홍길동 (서울대)

숙박 신청: 홍길동 (2박)

...어느 홍길동이요?

구글폼엔 이름만 덩그러니. 결국 세 분한테 다 전화합니다.

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Case "A교수님이 B교수님 메일 받으셨대요"

보낸 메일: "김철수 교수님, 좌장으로 초대합니다"

받은 사람: 이영희 교수님

→ 사과 메일 → 팀장님한테 혼남 → 야근하며 재발송

한 글자 잘못 복붙하면 일주일이 날아갑니다.

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Case "작년엔 어떻게 했더라?"

📁 작년자료

├── 뭔가많음/

├── 정리안됨/

└── 내가왜이걸열었지.xlsx

매년 같은 행사인데 매년 처음부터 다시 만듭니다.

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이 시스템은 어떻게 태어났는가

옛날 옛적에, 한 행사 기획자가 새벽 3시에 엑셀을 보며 생각했습니다.

*"아 진짜... 이거 왜 이렇게 만들어놓은 거야..."*

외주 개발사에 전화했습니다.

 

"이 기능 좀 넣어주세요" → "검토해볼게요" (번역: 안 할게요)

"필드 순서 좀 바꿔주세요" → "DB 구조를 바꿔야 해서..."

"버튼 위치 좀 옮겨주세요" → "별도 견적이..."

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그래서 결심했습니다. "아 그냥 내가 만든다"

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행사 기획자의 한(恨)이 담긴 솔루션.

"그게 왜 필요해요?" 질문 0%.

 

시스템이 알아서 하는 일들

1. 홍길동 3명을 구분합니다

초청내빈이 한 번 등록되면, 이후 모든 응답은

**시스템이 알아서 같은 분으로 연결**합니다.

동명이인 3명이 있어도? 절대 안 섞입니다.

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 2. 100명에게 100개의 맞춤 메일을 보냅니다

메일 하나 작성하면, 수신자별로 **자동으로 개인화**됩니다.

100명한테 보내도 **100개의 서로 다른 메일**이 자동 생성됩니다.

A교수님이 B교수님 메일 받는 사고? **구조적으로 불가능합니다.**

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3. 일정 충돌을 미리 잡아냅니다

김철수 교수

- 09:00-10:30 A홀: 기조연설 좌장

- 09:30-10:00 B홀: 구두발표 ← 시간 겹침!

행사 당일이 아니라, 이니시 시점에서 발견합니다.

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4. 모든 발송을 기억합니다

📧 발송 기록

- 2024-11-15 14:32 - 초청 메일 (열람: 11-15 16:45)

- 2024-11-25 10:00 - 리마인더 (미열람)

"못 받았어요" → "15일 오후 4시 45분에 열어보셨는데요"

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5. 칼마감을 대신합니다

마감 후에는 [내빈 마감] 걸어버리면 됩니다.

담당자가 나쁜 사람이 될 필요 없습니다. **시스템이 대신 나쁜 사람**이 되어드립니다.

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Before / After

명찰 출력 전날 밤

Before:

22:00 - 출력 시작

23:00 - "이 사람 소속이 두 개야" → 엑셀 뒤지기

02:00 - "동명이인인지 오류인지 모름"

03:00 - 포기하고 일단 다 출력

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After:

22:00 - 시스템에서 다운로드

22:05 - 출력

22:30 - 퇴근

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학회 관계자 여러분 이런 기능도 있습니다.

- 그거 있잖아요, 설문 문항 순서 바꿔도 기존 응답 안 깨지는 거

- 그거 있잖아요, 선택지 한 번 만들어두면 다른 설문에서도 가져다 쓰는 거

- 그거 있잖아요, 내빈이 본인 정보 직접 확인할 수 있는 거

- 그거 있잖아요, 발표자료 제출 현황 한눈에 보이는 거

- 그거 있잖아요, 이름 한 번 쓰면 다음 설문엔 자동으로 채워져 있는 거

- 그거 있잖아요, 역할 배정하면 프로그램북이 알아서 만들어지는 거

- 그거 있잖아요, 엑셀 올리면 기존 명단이랑 똑똑하게 합쳐지는 거

- 그거 있잖아요, 내빈별로 참조인 다르게 넣을 수 있는 거

- 그거 있잖아요, 발송 전에 실제로 어떻게 갈지 미리보기 되는 거

- 그거 있잖아요, 아 뭐더라... 아무튼 그런 거

 

이 글 읽으면서 고개 끄덕이셨다면, 당신은 진짜 귀빈 초청 행사 해본 사람입니다.

- 새벽에 엑셀 정렬하다 멘붕 온 적 있으시죠?

- "초청명단_최종_진짜최종_이거씀.xlsx" 만든 적 있으시죠?

- 메일 머지 실수로 원로 교수님께 사과 메일 보낸 적 있으시죠?

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다 압니다. 저희도 그랬거든요.

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Q: 비슷한 솔루션 없어요?

A: 등록 시스템은 많죠. Eventbrite, 온오프믹스, 구글폼...

   근데 "귀빈 관리"는 다른 영역이에요.

   좌장/발표자 역할 배정, 개인별 맞춤 안내 발송, 의전 등급별 관리, 일정 검사.

   이걸 한 시스템에서 하는 건 저희뿐입니다.

 

Q: 어떻게 써요?

A: 플랜베어 매니저들이 핸들링합니다. 

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마지막으로

사실 행사는 사람이 하는 일입니다. 이런 시스템은 도구일 뿐이에요.

근데 도구가 날이 무디면 사람이 고생합니다. 장차 다시는 하고 싶지 않은 인생 마지막 프로젝트로 남게되죠.

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저희 시스템은 사람 대신 생각하고, 사람 대신 기억하고, 사람 대신 대조해주는 도구입니다.

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매니저가 고생하면 초대받은 분들도 고생길 열립니다.

뒤에서 행사의 보이지 않는 삽질을 대신합니다.