​플랜베어 전문가 도구

플랜베어 전문가 도구 - "플랜베어메일즈"

 

행사의 숨은 서포터, 보이지 않는 시간절약의 마법사

 

새벽 2시, 행사 D-1. 노트북 앞에서 한숨 쉬고 계신가요?

"아직도 300명 남았는데...

이름이랑 소속 하나하나 바꿔가며 메일 보내야 하나..." 

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충격적인 시간의 마법

 

[일반적인 현실]

300명 개별 메일 발송 시간 계산: - 1명당 평균 2분

(이름 바꾸고, 소속 확인하고, 복사-붙여넣기) -

300명 × 1분 = 300분 = 5시간 -

개별 첨부파일 찾아서 붙이기 = +1시간 -

중간에 실수 발견해서 수정 = +1시간 - 총 7시간... 

 

[플랜베어 데스크]

같은 300명 개별 메일 + 개별 첨부파일 발송: 

엑셀 파일 업로드: 30초 

템플릿 선택: 10초

대상 설정: 20초

미리보기 확인: 2분

발송 클릭: 5초

총 소요시간: 5~7분도!

 

7시간 → 5분 이게 말이 되냐구요? 네

 

[상황 1] 연자별 맞춤 자료 발송

"김 교수님은 A홀 발표자료, 이 교수님은 B홀 자료에 숙박 안내까지...

John 교수님은 해외 연자니까 영문 자료로... 어? 파일 잘못 붙였나?"

예전: 파일 찾고 확인하느라 새벽 4시...

지금: 시스템에 설정하고 자동 첨부발송! 5분 끝!

 

[상황 2] 참가증명서 개별 발송

"300명 각자 이름 들어간 참가증명서 PDF...

하나하나 첨부하다가 100번째쯤에 포기하고 싶어..."

예전: 손목 터널 증후군 위험...

지금: 패턴대로 알아서 드래그~ 개별인식 첨부!

 

[상황 3] 지난 행사 참가자 재초청

"작년에 보냈던 메일 양식이 뭐였지?

그때 누구누구한테 보냈더라? 메일함 뒤지는 중..."

예전: 과거 메일 찾느라 1시간... 

지금: 프로필 클릭! 5초 만에 작년 설정 그대로!

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"한 번 보낸 건 영원히 기억!"

• "작년 학회때 썼던 그 템플릿..." → 클릭! (1초)

• "지난달 행사 설정..." → 클릭! (1초)

• "그때 그 조건..." → 클릭! (1초)

• 저장기억 한 번으로 과거 설정 완벽 재현!

 

8초의 마법

1. 프로필 드롭다운 클릭 (2초)

2. "2025 국제학회" 선택 (2초)

3. 불러오기 클릭 (2초)

4. 확인 (2초) = 작년 행사 설정 완벽 복원!

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시간이 만드는 기적

아낀 시간으로 뭘 하실 건가요?

• 여유롭게 커피 한 잔

• 더 창의적인 행사 아이디어 구상

• 정시 퇴근해서 가족과 저녁

• 행사 전날 푹 자고 컨디션 관리

• 정말 중요한 학회와 내빈 응대에 집중

 

1천건의 메일 발송: 2명이 이틀 작업 (32시간)

• 첨부 실수: 12건 재발송

• 담당자 상태: "다시는 하고 싶지 않아요..."

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After 레터:

• 메일 발송: 1명이 15분 완료 (순수하게 발송소요 시간만 소모)

• 첨부 실수: 0건 (시스템이 검증)

• 담당자 상태: "이게 가능해요? 마법인가요?"

• 추가 효과: 작년 행사 설정 5초 만에 불러와서 수정만!

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참가자가 받는 메일:

"김00 교수님, 00대학교병원 00과에서의 바쁜 일정에도 제00회 000학회 특별세션에 참여해 주셔서 감사합니다. 교수님의 발표 세션인 'Session 00: 000의 최신 치료'는 둘째 날 오전 10시 그랜드볼룸에서 진행됩니다. 첨부드린 파일을 확인해 주세요:
✓ 김철수교수님_발표가이드.pdf

✓ 그랜드볼룸_좌석배치도.pdf

✓ VIP주차안내.pdf

 

작년 참석하신 학회보다 더욱 발전된 모습으로 모시겠습니다."

이 모든 개인화가 단 5분 만에!

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마지막으로...

"어? 이번 행사는 뭔가 다르네?"

"급하게 요청한 발송문이 정확하게 왔네?"

"작년보다 더 세심해진 것 같은데?"

"그런데 기획자는 왜 이렇게 여유로워 보이지?"

​

 

보이지 않는 곳에서 전문가들,

간결함으로, 진짜 중요한 일에 집중합니다.